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Hoy día está muy de moda «hacer un evento en internet» en internet desde improvisados “Live” en las redes sociales, pasando por ya cotidianos canales en twitch, incluyendo super producidos o preproducidos conciertos, entrando ya en la era postpandemia tenemos muy afianzada la figura de los eventos por internet.

Desde el punto de vista de un profesional hay un montón de detalles que debemos tener en cuenta para producir un evento de estos.

hacer un evento en internet
Foto de samer daboul en Pexels

Preproducción

La preproducción es la planificación y montaje de todo el evento, desde los equipos que necesitamos, pasando por lo que tendremos puesto (hoy día se le dice outfit) e incluso cómo promocionamos el evento:

  • Es necesario verificar el correcto funcionamiento de cámaras y micrófonos, incluso si usaremos el siempre confiable teléfono, o la incansable laptop, siempre hay que asegurarse de que se vea y se escuche bien, incluso los que amamos los equipos más específicos debemos probar todo varios días antes del evento para estar seguros que todo saldrá como esperamos.
  • Plan de contingencia. Es importante tener un plan B en caso de que cualquier equipo falle; para estos temas no redundan los equipos.
  • Probar en privado la plataforma. Es un error común probar la plataforma, Youtube Live, Google Meeting, Zoom y demás opciones del mercado justo al momento del evento. La realidad es que todas son herramientas muy diferentes y controlarlas al 100% es complejo, no es sencillo tener 100 personas en una sala conectadas con audio y video sin saber cómo silenciar todos los micrófonos, o incluso expulsar de la sala a personas que no quieran cumplir las reglas o se encarguen de que la experiencia sea molesta para los demás .
  • Hacer una nota de prensa. Muchos, a veces creen que es un término muy complicado, pero tener preparado un documento para enviar por correo electrónico a ciertos blogs que puedan ayudar a la difusión de nuestro evento ayuda muchísimo a regar la voz. Una buena descripción del evento con apoyo de imágenes de alta resolución para captar la atención de los usuarios en blogs y RR.SS. es un buen punto de partida para iniciar la promoción de tu evento.
  • Tener preparado y ensayado lo que vamos a hacer, bien sea una clase, una presentación, un concierto o lo que sea, no está demás ensayar mucho lo que se piensa hacer, puesto que estar seguro de lo que se hace, le da seguridad al espectador y te permite captar más su atención, titubear en cámara es letal en este tipo de eventos
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Foto de Liza Summer en Pexels

Promoción

La promoción sin duda alguna es lo más importante luego de la preproducción, porque tener un super evento y no decirle a nadie con suficiente tiempo que lo tendrás es un error bastante más común de lo que debería.

En tus redes sociales o preferiblemente en tu sitio web (puedes usar el blog o sitio web de un amigo, de más está decir que en seryhumano.com nos encanta publicar eventos de calidad y crecimiento) debes tener un link con toda la información de tu evento, ¿Qué es?, ¿Cuánto cuesta?, ¿Cómo me inscribo?, ¿Cómo me conecto?, horarios… todo lo referente sin ahorrar ningún detalle, incluso hoy día puedes crear el evento en la agenda de tu móvil, invitar a todos y compartir el link de la agenda para que todo el interesado reciba una notificación a la hora del evento. Este espacio será tu link principal para compartir por ti y tu equipo en las redes sociales.

Es importante decirle a tus amigos, seguidores fieles y allegados que te ayuden a correr las voz y por supuesto que asistan a tu evento, tienes que tener cuidado de no ser muy invasivo con la gente que está cerca de ti, pero tampoco decir las cosas una vez, hay tener el equilibrio perfecto para hacerles saber que es importante sin hacerlos sentir acosados.

Existen además, servicios pagos de promoción como Google Ads, Facebook Ads, contenido promocionado, blogs pagos y múltiples canales de comunicación posibles para llegar a más personas.

Se recomienda hacer promoción en todos los canales posibles para llegar a todo tipo de personas:

  • Un vídeo corto en youtube.
  • Stories en Instagram, Facebook, y Twitter.
  • Publicaciones en el formato adecuado en  Instagram, Facebook, Linkedin y Twitter
  • Jamás subestimes el poder de tumblr, slack, twitch, pinterest y reddit, son espacios que tienen un público muy activo; es probable que no estén de moda pero su uso y tasa de interacción es bastante elevado
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Foto de Andrea Piacquadio en Pexels

Producción

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La producción es cuando haces el evento. Si es pregrabado o preproducido, es el momento en que haces el mismo, al igual que si lo haces en vivo, la diferencia clave aquí es que en vivo tienes la posibilidad de interactuar en tiempo real con los usuarios, si pregrabas y se retransmite se pierde esa super valiosa interacción con los usuarios, la ventaja es que si es grabado puedes corregir errores, hacer edición de vídeo y hacer que tu evento sea más compacto y efectivo, es una decisión muy importante que tomar.

Yo para las presentaciones de mis productos y servicios,  e inclusola música prefiero hacerlo en vivo pero es un tema ya de gustos personales.

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Foto de Donald Tong en Pexels

Postproducción

A veces creemos que al terminar un evento todo se acaba y la verdad es que se recomienda hacer varias acciones para dejar constancia de que el evento sucedió.

  • Hay que agradecer a los asistentes por su tiempo e interacción.
  • Si se desea se puede publicar el vídeo de la transmisión para que sea accesible para los interesados que no pudieron verlo en vivo y, en este caso, se puede hacer una especie de edición para compactar y mejorar el producto.
  • Lo más importante es evaluar el evento, buscar oportunidades de mejora, y por supuesto planificar de mejor forma el siguiente, porque siempre se puede mejorar.
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Foto de Suzy Hazelwood en Pexels hacer un evento en internet

Conclusión

Hacer bien un evento en vivo es mucho más complejo que ponerte frente a la cámara y emitir. Requiere planeación, promoción, producción y postproducción.

Un buen evento en internet, puede catapultar tu organización, conseguir clientes potenciales, nuevos seguidores y con suerte hasta algunos fans que amen tu carisma, solo tienes que saber que no se logra por arte de magia y que siempre lleva mucho más esfuerzo y trabajo de lo que parece.


Acá te dejo un mis últimos escritos en seryhumano.com

Erlin Briceño Desarrollador Web Twitter @Erlinb Instagram @Erlinbrice Perfectcodex.com

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